نظام إدارة مكتب المحاماة

1 الموكلون

نقطة البداية. يُسجَّل كل موكل بكامل بياناته ووسائل التواصل معه، ويُحفظ تاريخه مع المكتب وكل قضاياه ووكالاته في صفحة واحدة.

2 الأطراف والخصوم

لكل قضية أطرافٌ آخرون: خصوم وشهود وخبراء والمحامي المقابل. يحفظ النظام بيانات كل طرف وصفته، فتكون أمامك صورة كاملة عن أطراف النزاع.

3 الوكالات (التوكيلات)

يحفظ النظام توكيلات الموكلين ويتابع صلاحيتها، فلا يتصرّف المكتب بموجب وكالة منتهية أو ملغاة. ويذكّرك النظام تلقائيًا قبل انتهاء أي وكالة بوقتٍ كافٍ. تُربط الوكالة بالموكل وبالقضايا التي تشملها.

4 فحص تعارض المصالح

قبل قبول أي توكيل جديد، يُجري النظام فحصًا تلقائيًا متعدّد المستويات لاكتشاف أي تعارض مصالح محتمل، وينبّهك قبل المضيّ. الفحص لا يقتصر على اسم الموكل، بل يشمل:

• الموكل نفسه — هل سبق أن كان خصمًا في قضية أخرى؟
• الخصوم — هل أحد خصوم القضية الجديدة موكلٌ حالي أو سابق؟
• الشركات المرتبطة — مطابقة الكيانات ذات الصلة (شركات أم/تابعة/شقيقة).
• الملاك والمدراء والشركاء المرتبطون — كشف التعارض عبر الأشخاص المشتركين بين الأطراف.

5 القضايا

قلب النظام. لكل قضية ملف مستقل يجمع المحكمة ونوعها وصفة موكلك والخصوم وحالتها ومرحلتها ودرجتها وخط زمني كامل لكل ما جرى فيها، وترتبط به الجلسات والمُهَل والمستندات والمهام والأتعاب.

6 سير العمل ومراحل القضية

لا تكتفي القضية بحالة واحدة، بل تتقدّم عبر مراحل واضحة محدّدة مسبقًا، فيرى المكتب في أي لحظة أين وصلت كل قضية. يمنح هذا الإدارة رؤية شاملة لتوزيع القضايا على مراحلها عبر عرض خط الإنتاج (Pipeline)، ويسهّل متابعة الأداء واستخراج التقارير الإدارية.

• المراحل قابلة للتهيئة وتختلف حسب نوع القضية.
• انتقال القضية إلى مرحلة جديدة قد يُنشئ مهامًا أو مُهَلًا تلقائيًا (مثلًا: دخول مرحلة «صدور الحكم» يُنشئ مهلة استئناف).
• عرض لوحي (Kanban) يصنّف القضايا حسب مرحلتها لمتابعة سريعة.

7 الجلسات

يسجّل النظام موعد كل جلسة ونوعها وما يجب تحضيره، وبعد انعقادها تدوّن نتيجتها وموعد الجلسة القادمة — التي تُنشأ تلقائيًا — فتتكوّن سلسلة واضحة تتابع مسار التقاضي.

8 المُهَل القانونية

أخطر ما يتابعه المكتب، وقد جُعل تلقائيًا قدر الإمكان. لا يكتفي النظام بتسجيل المُهَل، بل ينشئها ويحسبها ويذكّر بها دون تدخّل يدوي:

• إنشاء تلقائي للمُهَل بناءً على نوع الإجراء أو الحكم (مثلًا: تسجيل حكم يُنشئ مهلة استئناف).
• احتساب تلقائي للمدد القانونية من تاريخ البدء وفق القاعدة المُعرَّفة.
• مراعاة العطل الرسمية وأيام العمل عند حساب تاريخ الاستحقاق (عبر تقويم عطل قابل للتهيئة).
• تذكير متدرّج وتصعيد عند اقتراب انتهاء المهلة، يصل إلى المحامي المسؤول ثم المالك.

9 إدارة التنفيذ

وحدة مستقلة لملفات تنفيذ الأحكام والسندات. لكل ملف تنفيذ سنده التنفيذي ورقمه وأطرافه، ويتابع النظام الحجوزات والإخطارات والأقساط والتحصيلات حتى التحصيل الكامل أو إغلاق الملف، مع إمكانية إيقاف التنفيذ.

10 الأصول المحجوزة

تُسجَّل الأصول المحجوزة ضمن ملفات التنفيذ، مع متابعة حالة كل أصل من لحظة الحجز حتى البيع أو الإفراج، لتبقى صورة الضمانات واضحة.

11 الاستشارات القانونية

ليست كل الأعمال قضايا. يدير النظام الاستشارات ومراجعات العقود والآراء القانونية والاجتماعات الأولى مع العملاء، مع إمكانية تحويل الاستشارة إلى قضية بنقرة دون إعادة إدخال البيانات — فتنتقل من «عمل استشاري» إلى «ملف قضية» مباشرة.

12 الاجتماعات

لتنظيم الاجتماعات مع تدوين محاضرها وقراراتها وربطها بالقضية أو الاستشارة المعنية، فلا تضيع نتيجة اجتماع أو قرار اتُّفق عليه. وتتحوّل القرارات إلى مهام تلقائيًا في وحدة المهام.

13 المستندات والإجراءات

أرشيف المكتب الرقمي. كل مستند يُحفظ ويُربط بقضيّته أو موكله، مع تتبّع نسخه والتحكّم في من يطّلع عليه. وتساعدك القوالب الجاهزة على إنشاء المستندات المتكررة بسرعة. كما يحتفظ النظام بسجلّ زمني لكل إجراء قانوني في القضية.

14 البريد والمراسلات

سجلّ الصادر والوارد للمكتب. لكل مراسلة رقمٌ تسلسلي وجهةٌ وتاريخ، وتُربط بالقضية المعنية، فلا تضيع رسالة أو إخطار، ويبقى لديك مرجع كامل للمراسلات.

15 الموافقات

مسار موافقة يمرّ به أي مستند مهم — مذكرة أو عقد أو مراسلة — قبل اعتماده: يصوغه المساعد، ويراجعه ويعتمده المحامي المسؤول، فتُحفظ نسخة معتمدة موثّقة. مسار عرضي مرتبط بحالة المستند وبصلاحيات الأدوار.

16 العقود والأتعاب

تُحدَّد هنا طريقة احتساب أتعابك لكل موكل وجدول دفعاتها، لتكون أساسًا واضحًا للفوترة، وتُربط الاتفاقية بالقضايا التي تشملها.

17 الفواتير والمدفوعات

إصدار الفواتير وتتبّع سدادها. تجمع الفاتورة الأتعاب والمصروفات القابلة للتحصيل، وتتابع المدفوعات والمتبقّي حتى اكتمال السداد، مع تنبيه عند التأخّر.

18 المصروفات

تسجيل ما يُنفق على القضية من رسوم ومصاريف، وتحديد ما يُعاد تحصيله من الموكل ليظهر تلقائيًا في فاتورته.

19 تتبّع الوقت

للمكاتب التي تفوتر بالساعة. يسجّل كل عضو الوقت المبذول على كل قضية ونوع العمل، ليتحوّل لاحقًا إلى بنود في الفاتورة.

20 المهام

وحدة مستقلة لإدارة المهام اليومية — من أكثر أدوات المكتب استخدامًا. تُسنَد المهمة لمحامٍ أو موظف بتاريخ استحقاق وأولوية، وتُتابَع حالتها ونسبة إنجازها، مع إضافة التعليقات والمرفقات. تُربط المهمة بقضية أو استشارة أو اجتماع، أو تكون مهمة إدارية مستقلة — فلا تضيع أي مسؤولية. وتتدفّق إليها تلقائيًا مهام المتابعة من الجلسات وقرارات الاجتماعات.

21 التقويم

يجمع كل المواعيد — جلسات ومُهَل ومهام واجتماعات — في عرض واحد بألوان مميّزة لكل نوع، مع العرض اليومي والأسبوعي والشهري، والتصفية حسب المحامي أو القضية، والتواريخ بالتقويمين الهجري والميلادي.

22 التنبيهات

تربط النظام كله: إشعارات تلقائية قبل كل موعد مهم، مع تذكيرات متدرّجة وتصعيد للمواعيد الحرجة، ويختار كل مستخدم القنوات التي تناسبه.

23 التقارير ولوحة المعلومات

تمنحك صورة فورية عن مكتبك: لوحة بجلسات اليوم والمُهَل القريبة والمهام المتأخرة، إلى جانب تقارير تفصيلية قابلة للتصدير إلى PDF و Excel:

• القضايا حسب الحالة أو النوع أو المحكمة أو المحامي.
• القضايا حسب المرحلة (عرض خط الإنتاج لتوزيع القضايا).
• جدول الجلسات لفترة محددة، والمُهَل القادمة والفائتة.
• المهام حسب المسؤول وحالتها، والمتأخّرة منها.
• ملفات التنفيذ والمبالغ المحصّلة مقابل المتبقّية.
• الوكالات القاربة على الانتهاء، وتقارير الاستشارات.
• تقارير مالية: المحصّل مقابل المستحقّ، الفواتير المتأخرة، الإيراد لكل موكل وقضية.

24 بوابة الموكل (اختيارية)

واجهة منفصلة مبسّطة تتيح للموكل متابعة حالة قضيّته ومواعيدها، والاطّلاع على مستنداته المشارَكة وفواتيره — دون رؤية التفاصيل الداخلية. تعزّز الثقة وتقلّل الاستفسارات المتكررة.